Gizlilik ve Kişisel Veriler Politikası
Veri sorumlusu ve kapsam
Bu metin Muhasebeci.ai hizmetinde hesap, işletme ve ön muhasebe verilerinin işlenmesine ilişkin hukuk incelemesi taslağıdır. Veri sorumlusunun nihai ticari unvanı, tebligat adresi ve başvuru e-posta adresi ürün sahibi ve hukuk onayıyla yayından önce tamamlanacaktır.
Veri kategorileri
Kimlik ve iletişim bilgileri; kullanıcı, rol ve oturum bilgileri; müşteri ve tedarikçi kayıtları; cari, tahsilat, ödeme, çek, senet, vade, satış, alış, gider, stok, KDV ve raporlama verileri; cihaz, güvenlik, hata, denetim ve kullanım kayıtları işlenebilir. Kart bilgileri Muhasebeci.ai tarafından saklanmaz.
İşleme amaçları
Veriler hesabı ve işletmeye ayrılan çalışma alanını kurmak, yetkilendirmek, ön muhasebe ve finansal kontrol hizmetini sunmak, kayıt bütünlüğünü sağlamak, hatırlatma ve rapor üretmek, destek vermek, güvenlik olaylarını önlemek, yedekleme ve denetim yapmak, abonelik haklarını uygulamak ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenir.
Toplama yöntemi ve hukuki sebep
Veriler kullanıcı formları, ekip davetleri, ürün içi işlemler, güvenlik kayıtları ve yapılandırılmış hizmet sağlayıcı cevapları üzerinden elektronik yöntemlerle toplanır. Sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi veya korunması ve temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat dayanakları somut işlem bazında hukuk incelemesiyle kesinleştirilir; açık rıza gereken ayrı bir faaliyet eklenirse ayrıca alınır.
Aktarım ve hizmet sağlayıcılar
Uygulama barındırma ve yerel PostgreSQL veritabanı, Muhasebeci.ai tarafından yönetilen sunucuda çalışır. İşlem e-postası, ödeme ve kontrollü yapay zekâ hizmetleri yalnız gerekli sözleşme, veri işleme ve aktarım kontrolleri tamamlandıktan sonra etkinleştirilir. Yurt dışına veri aktarılması hâlinde KVKK madde 9 kapsamındaki uygun güvence veya geçerli istisna, imza yetkisi ve gerekiyorsa Kuruma süresinde bildirim yapıldığı doğrulanmadan ilgili özellik açılmaz.
Kontrollü yapay zekâ veri akışı
OpenAI yapay zekâ hizmeti, kullanıcının talebini anlamak ve onaya sunulacak taslağı hazırlamak için kullanılabilir. Hizmet sağlayıcıya kullanıcı mesajı ile mesajla ilgili en fazla 12 cari ve 12 açık kalemin sınırlı alanları gönderilir; parola, hizmet erişim anahtarı, kart verisi ve oturum belirteci gönderilmez. İstekler, içeriğin sağlayıcıda saklanmaması ayarıyla gönderilir ve kullanıcının yazdığı metin uygulamanın çalışma günlüklerine kaydedilmez. OpenAI'ye gönderilen veriler model eğitiminde kullanılmaz; ancak kötüye kullanım izleme kayıtları müşteri içeriğini 30 güne kadar tutabilir. İçeriğin hiç saklanmaması seçeneği ayrıca OpenAI onayı gerektirir. Sürümlü veri işleme ve aktarım kanıtı kaydedilmeden yapay zekâ özelliği açılmaz.
Belge teslimi
Kullanıcının seçtiği ticari belge ile alıcı adresi, belgenin PDF olarak e-postayla gönderilmesi için işlenebilir. Teslim kaydında alıcı adresinin bir bölümü gizlenir; denetim kaydında açık adres yerine geri döndürülemez bir özet tutulur. E-posta hizmetine ilişkin sözleşme ve aktarım kontrolleri tamamlanmadan canlı belge gönderimi açılmaz.
Saklama ve imha
Veriler işleme amacı ve ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca saklanır. İşleme şartları ortadan kalktığında ve başka bir yasal saklama yükümlülüğü bulunmadığında silme, yok etme veya anonimleştirme uygulanır. Finansal kayıtlar yasal saklama değerlendirmesi yapılmadan otomatik silinmez; talepler kontrollü yaşam döngüsü sürecinde denetim iziyle sonuçlandırılır.
İlgili kişinin hakları
İlgili kişi KVKK madde 11 kapsamındaki işlenme durumunu öğrenme, bilgi isteme, amacı ve aktarılan tarafları öğrenme, düzeltme, şartları varsa silme veya yok etme, üçüncü kişilere bildirim, otomatik analiz sonucuna itiraz ve zararın giderilmesini isteme haklarını kullanabilir. Ürün içindeki Veri ve Hesap Kontrolleri alanı talepleri kayıt altına alır; nihai başvuru kanalı hukuk onayıyla yayımdan önce eklenir.
Veri sorumlusu ve başvuru kanalı
Bu metin; veri sorumlusunun doğrulanmış unvanı, adresi ve başvuru e-postası hukuk inceleme kanıtıyla birlikte canlı ortama tanımlanana kadar taslak olarak yayımlanır.
Veri işleyen katmanlar
Aktif ve devreye alınması onaya bağlı hizmet katmanları aşağıda açıkça ayrılmıştır.
| Katman | Sağlayıcı | İşlenen veri | Kontrol | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Uygulama barındırma | Muhasebeci.ai tarafından yönetilen sunucu | Hesap, işletme, uygulama ve güvenlik kayıtları | Sınırlı yetkili erişimi, yedekleme, denetim izi ve saklama süresi yönetimi | Aktif |
| Veritabanı | Aynı sunucudaki yerel PostgreSQL | İşletme ve ön muhasebe kayıtlarının asıl kopyası | İşletmeler arası veri ayrımı, kontrollü veritabanı güncellemeleri, şifreli aktarım ve yedekleme | Aktif |
| Belge ekleri (gider, satış/alış belgesi, tahsilat/ödeme) | Aynı sunucudaki uygulama depolama alanı | Kullanıcının yüklediği fatura, fiş, makbuz ve banka dekontu dosyaları; içinde kişi adı, T.C. veya vergi kimlik numarası, adres ve IBAN bulunabilir | İşletmeye ayrılmış klasör, yalnız yetkili kullanıcının indirebilmesi, zararlı içerikli PDF reddi, SHA-256 bütünlük kontrolü ve arşiv denetimi, işletme kotası ve günlük yedek; yasal saklama süresi (TTK 82: kayıt yılını izleyen 10 yıl) boyunca tutulur, yanlış yüklenen ek kaldırılsa da bu süre boyunca arşivde kalır; yükleme, açma ve kaldırma denetim kaydına yazılır | Aktif |
| Bot koruması | Cloudflare Turnstile | Formu gönderen tarayıcının IP adresi, tarayıcı sinyalleri ve tek kullanımlık doğrulama belirteci | Yalnız giriş ve yönetim formu gönderiminde çalışır; sonuç sunucuda doğrulanır, form içeriği sağlayıcıya gönderilmez; yurt dışı aktarım dayanağı hukuk incelemesinde kesinleştirilir | Aktif |
| İşlem e-postaları | Resend e-posta hizmeti | Alıcı e-posta adresi, şablon ve süreli işlem bağlantısı | Sözleşme, doğrulanmış gönderim alan adı ve veri işleme kanıtı olmadan kapalı | Onay ve yapılandırma bekliyor |
| Ödeme | iyzico Abonelik Yöntemi | Müşteri, abonelik ve fatura referansı; kart verisi uygulamada tutulmaz | İşyeri sözleşmesi, şirket hesabı ve deneme ortamı kanıtı olmadan kapalı | Hesap ve sözleşme bekliyor |
| Kontrollü yapay zekâ | OpenAI yapay zekâ hizmeti | Kullanıcı mesajı ve en fazla 12 ilgili cari ile 12 açık kalemin sınırlı alanları | İçeriği sağlayıcıda saklamama ayarı ile sürümlü veri işleme ve aktarım onayı doğrulanmadan kapalı | Onay ve yapılandırma bekliyor |
Çerezler
Ürün yalnız oturum ve güvenlik için zorunlu çerezleri kullanır. Ayrıntılı ad, amaç, süre ve güvenlik kontrolleri Zorunlu Çerez Bildirimi içinde yayımlanır.
Resmî dayanaklar
Aydınlatma yükümlülüğüİlgili kişinin haklarıYurt dışına aktarımSilme ve anonimleştirmeOpenAI veri kontrolleri
Hukuk incelemesi bekleniyor: hukuki sebep matrisi ve yurt dışı aktarım mekanizmaları da profesyonel onaydan geçmeden bu taslak “tam uyumlu” kabul edilmez.